성탄절 행사를 앞두고 무선 마이크가 몇 개 남았는지 묻습니다. 지난달 청년부가 빌려 간 프로젝터는 돌아왔는지, 승합차 브레이크는 언제 고쳤는지도 묻습니다. 대답할 수 있는 사람은 오래 맡아 온 한 분뿐이고, 담당이 바뀌면 그 기억도 함께 떠납니다.
보험사가 교회 물품 목록과 지금 새로 살 때의 가격을 달라고 하면 일이 더 커집니다. 영수증 상자와 휴대폰 사진첩을 뒤져 엑셀을 처음부터 만들어야 합니다.
사이드바 「교회」 묶음의 「자원관리」는 교회 물품과 시설을 사진과 함께 등록하고, 관리 이력과 대여를 한곳에 남기는 메뉴입니다.
물건 하나에 카드 한 장
「자원 목록」 탭의 「자원 등록」을 누르면 이름만 적어도 저장됩니다. 관리번호는 지금까지 쓴 번호의 다음 번호가 미리 채워집니다. A-099까지 썼다면 A-100이 제안되고, 처음이면 0001부터 시작합니다.
나머지 칸은 아는 만큼 채웁니다.
- 제품 정보 — 제조회사, 모델, 시리얼 번호, 사이즈, 색깔
- 관리 — 위치, 관리부서, 관리자. 관리자는 교인 목록에서 고르면 교인과 연결되고, 이름을 직접 적을 수도 있습니다
- 구입·보험 — 구입일, 구입처, 구입 단가, 교체 단가(지금 새로 살 때), 보증 만료일
- 서비스업체 — 업체 이름, 담당자, 전화, 이메일, 주소
금액은 하나 기준(단가)으로 적고, 수량이 2개 이상이면 합계가 함께 나옵니다. 보증 만료일이 30일 안으로 다가오면 자원 상세 위쪽에 표시가 붙습니다.
종류(음향·영상·악기·전산·가구·차량 등)와 상태(사용 중·보관 중·수리 중·고장·폐기)는 기본 선택지로 시작합니다. 교회에 맞게 바꾸려면 최고 관리자가 「설정 › 자원」에서 고칩니다.
사진과 관리 이력
등록을 마치면 그 자원의 「사진」 탭이 바로 열립니다. 사진은 자원 하나에 6장까지 올라가고, 큰 사진은 자동으로 줄여서 올립니다. JPG·PNG·WebP 사진을 받으며 아이폰의 HEIC 사진은 받지 않습니다. 첫 장이 대표 사진이 되어 목록에도 보입니다.
보험 청구를 생각하면 전체 모습, 명판(시리얼 번호), 지금 상태가 보이게 찍어 두는 편이 좋습니다.
「관리 이력」 탭에는 구입·점검·수리·이동 같은 기록을 날짜, 구분, 내용, 비용, 업체와 함께 남깁니다. 기록은 최근 날짜부터 쌓이고 아래에 비용 합계가 나옵니다. 승합차 한 대에 그동안 들어간 수리비를 한 화면에서 확인할 수 있습니다.
구분은 기록용 이름입니다. '이동'이나 '폐기' 이력을 남겨도 자원의 위치나 상태가 저절로 바뀌지는 않으므로, 필요하면 자원 정보도 함께 고칩니다.
관리 이력의 비용과 구입 단가는 재정 관리의 지출 장부와 연결되지 않습니다. 실제로 나간 돈은 「재정 관리」에서 따로 지출로 입력해야 합니다.
누가 빌려 갔는지
물건을 빌려줄 때는 「대여」 탭의 「대여 기록」에 빌린 사람, 수량, 대여일, 반납 예정일을 적습니다. 빌린 사람은 교인 목록에서 고르거나 이름을 직접 적습니다. 남은 수량보다 많이 적으면 저장되지 않으므로, 마이크 열 개 중 여덟 개가 나가 있으면 두 개까지만 더 빌려줄 수 있습니다.
돌려받으면 「반납 처리」를 누릅니다. 오늘 날짜로 반납되고, 잘못 눌렀다면 「반납 취소」로 되돌립니다. 반납 예정일이 지나도 돌아오지 않은 대여에는 「연체」 표시가 붙습니다. 반납 예정일 당일은 아직 연체가 아닙니다.
교회 전체의 대여는 화면 위쪽 「대여 현황」 탭에서 대여 중·연체·전체 기록으로 모아 봅니다. 「자원 목록」에서 대여 상태를 「연체만」으로 고르면 돌아오지 않은 물건만 남습니다. 대여 중인 자원은 반납 처리하기 전에는 삭제되지 않습니다.
대여 한 건은 한꺼번에 반납 처리됩니다. 빌려 간 수량 가운데 일부만 돌려받았다고 따로 표시하는 기능은 없습니다.
반납 예정일이나 보증 만료일이 다가와도 메일이나 알림은 가지 않습니다. 연체와 보증 만료는 화면의 표시로만 확인합니다.
QR 라벨을 붙여 둔다
자원 상세의 「QR 라벨」은 그 자원 하나의 라벨을, 「자원 목록」 위쪽의 「QR 라벨 인쇄」는 지금 검색·필터된 자원을 모아 보여 주고, 그중 골라 한꺼번에 찍습니다. 라벨에는 QR 코드와 자원 이름, 관리번호가 들어갑니다.
- 라벨 용지 — Avery 5160 계열(3 × 10칸), Avery 5163 계열(2 × 5칸), 2 × 1인치 라벨 프린터
- 시작 칸 — 쓰다 남은 라벨지라면 비어 있는 첫 칸부터 찍습니다
- 매수 — 자원마다 몇 장 찍을지 정합니다. 수량이 여러 개인 자원은 「수량만큼」을 누르면 수량만큼 찍습니다
- 교회 이름 넣기 — 켜면 라벨에 교회 이름이 들어갑니다
미리보기를 확인한 뒤 인쇄합니다. 인쇄 창에서는 배율 100%와 여백 없음을 고르고, 처음에는 일반 종이에 시험 인쇄해 라벨지 칸과 겹쳐 보세요.
QR에는 그 자원 화면의 주소가 들어 있습니다. 이 주소로 들어와도 로그인과 자원관리 메뉴 권한이 있어야 내용이 보입니다. 로그인하지 않은 상태였다면 로그인한 뒤 그 자원 화면으로 돌아옵니다.
2단계 인증을 켠 계정은 로그인하지 않은 상태에서 QR로 들어오면, 인증을 마친 뒤 그 자원이 아니라 대시보드로 갑니다. 이때는 「자원관리」에서 이름이나 관리번호로 찾아야 합니다.
보험사가 목록을 달라고 할 때
「자원 목록」 위쪽의 「내보내기」에서 인쇄, PDF, 엑셀, 워드, CSV를 고릅니다. 어느 형식이든 지금 보이는 한 쪽이 아니라 검색·필터에 맞는 목록 전체가 나옵니다. 인쇄·PDF·워드에는 주요 9칸이, 엑셀·CSV에는 모든 칸이 들어갑니다.
같은 메뉴의 「보험용 목록 인쇄」는 보험 신고에 쓰는 목록을 가로 용지로 찍습니다. 관리번호, 이름, 종류, 제조회사·모델, 시리얼 번호, 수량, 위치, 구입일과 함께 자원마다 구입가 합계와 교체비용 합계가 들어가고, 기준일(오늘)과 전체 합계가 함께 나옵니다. 합계는 단가에 수량을 곱해 계산합니다.
이미 엑셀로 관리하던 목록이 있다면 최고 관리자가 「설정 › 데이터 가져오기」의 「자원 가져오기」로 한꺼번에 올립니다. 템플릿을 내려받아 채워도 되고, 내보내기로 받은 엑셀 파일을 그대로 다시 올려도 됩니다.
가져오기는 새로 추가만 합니다. 이미 등록된 관리번호(삭제한 자원 포함)와 같은 줄, 종류나 상태가 목록에 없는 줄은 건너뜁니다. 관리번호를 비워 둔 줄은 같은 파일을 다시 올리면 한 번 더 추가되므로, 관리번호를 채워 두는 편이 안전합니다.
지운 것은 삭제 목록으로
자원을 삭제하면 바로 사라지지 않고 「삭제 목록」 탭으로 옮겨집니다. 거기서 「복원」을 누르면 사진·관리 이력·대여 기록과 함께 「자원 목록」으로 돌아옵니다. 삭제한 자원의 관리번호는 계속 쓰고 있는 번호로 보므로 새 자원에 다시 쓰지 못합니다.
반대로 사진 한 장, 관리 이력 한 줄, 대여 기록 한 건은 각 탭에서 지우는 즉시 사라지고 되돌릴 수 없습니다.