전화가 옵니다. "지난달에 500달러를 헌금했는데 제대로 기록됐나요?" 날짜도, 어떤 헌금이었는지도 기억나지 않고 금액만 또렷합니다. 그때부터 장부를 한 달씩 넘겨 보는 시간이 시작됩니다.
지출도 마찬가지입니다. 은행 명세서에 $1,280이 찍혀 있는데 무엇으로 나간 돈인지 떠오르지 않을 때가 있습니다.
이럴 때는 기억나는 금액을 그대로 입력하면 됩니다. 사이드바의 「거래 검색」에서 금액을 넣으면 그 금액의 헌금과 지출이 한 화면에 함께 나옵니다.
금액 하나로 언제·누구·무엇까지
결과는 헌금과 지출로 나뉘어 표로 나옵니다. 한 줄만 봐도 언제 누가 낸 헌금인지, 어떤 항목으로 나간 돈인지 알 수 있습니다.
- 헌금 — 날짜, 교인과 교인번호, 헌금 유형, 결제수단, 예배, 상태, 메모
- 지출 — 날짜, 「상위 항목 › 세부 항목」, 지불처, 수표번호, 결제수단, 상태, 메모
금액은 $1,234.50처럼 쉼표나 $ 기호를 붙여 적어도 됩니다. 센트 단위까지 같은 금액만 찾습니다.
정확한 금액이 떠오르지 않으면
금액 칸 옆의 둘째 칸을 채우면 범위로 찾습니다. 400과 600을 넣으면 그 사이의 금액이 모두 나오고, 둘째 칸만 채우면 그 금액 이하를 찾습니다. 기간을 함께 정하면 결과를 더 좁힐 수 있습니다.
이름·지불처·수표번호로도 찾는다
금액 대신, 또는 금액과 함께 키워드를 넣을 수 있습니다.
- 헌금 — 교인 이름, 교인번호, 헌금 유형, 예배, 메모
- 지출 — 지불처, 항목, 메모, 수표번호(숫자만 넣으면 수표번호도 함께 찾습니다)
항목은 상위 항목 이름으로 찾아도 됩니다. "관리비"를 넣으면 그 아래 수도·전기·인터넷 같은 세부 항목으로 적은 지출도 함께 나옵니다.
맥에서 저장한 엑셀로 명부를 들여오면 이름이 겉보기에는 같아도 컴퓨터 안에서는 다른 글자로 저장되는 경우가 있습니다. 검색은 이런 이름도 화면에서 입력한 이름과 똑같이 찾습니다.
입력 중인 것도, 비활성 교인도 나온다
보고서는 확정한 내역만 집계하지만 검색은 확정 전 내역까지 보여 줍니다. 방금 입력하고 아직 확정하지 않은 헌금을 찾는 경우가 많기 때문입니다. 확정 전 내역에는 헌금은 '임시', 지출은 '미확정' 표시가 붙습니다.
비활성으로 바꾼 교인의 헌금과 무기명 헌금도 결과에 들어가고, 각각 표시로 구분됩니다. 찾는 기록이 조용히 빠지지 않게 하기 위해서입니다.
보이는 범위는 권한을 따른다
「헌금 관리」 권한만 있는 관리자에게는 헌금 결과만, 「재정 관리」 권한만 있으면 지출 결과만 나옵니다. 둘 다 없으면 메뉴가 보이지 않습니다.
결과는 헌금과 지출 각각 최근 200건까지 보여 줍니다. 그보다 많으면 기간이나 조건을 좁히라는 안내가 나옵니다.
검색 대상은 헌금과 지출 기록입니다. 「작정 헌금」 화면의 입출금 기록, 「수표 발행」 화면의 발행 기록, 「은행 내역」의 거래는 검색하지 않습니다. 지출에 적힌 수표번호로는 찾을 수 있습니다.
검색 결과에서 해당 헌금이나 지출 화면으로 바로 넘어가지는 않습니다. 결과를 인쇄하거나 엑셀로 내보내는 기능도 없습니다.
설정에서 헌금 유형이나 항목 이름을 바꿔도, 이미 입력한 기록은 예전 이름으로 남아 있습니다. 이름으로 찾았는데 결과가 비어 있으면 예전 이름으로도 찾아보세요.